Guide du superviseur de stage

Définition du stage

Le stage s'inscrit dans le processus de formation d'un étudiant. L'intégration d'un stagiaire à une équipe de travail lui permet de développer des habiletés et des compétences complémentaires à sa formation universitaire. De plus, un stage lui donne l'occasion de renforcer sa compréhension de notions théoriques et leur mise en pratique. Ces apprentissages passent, entre autres, par la réalisation supervisée de projets, par l'observation de personnes expérimentées, par l'échange et la discussion avec ces dernières. Le stage est régi par des exigences propres à chaque programme d'études.

Responsabilités des parties concernées

Le Service du développement professionnel

• accompagne l'étudiant dans sa recherche de stage et dans son insertion socioprofessionnelle;
• accompagne l'employeur et le superviseur dans leurs stratégies de recrutement universitaire et dans leur accueil des stagiaires;
• valide que l'étudiant respecte les conditions d'admissibilité pour faire un stage et approuve les ententes de stage;
• veille au bon déroulement du stage par le biais d'un suivi;
• conseille l'étudiant et le superviseur en cas de problème.

La Faculté, le département ou la gestion des études

• élabore le cheminement pédagogique et pratique des programmes d'études;
• assure l'encadrement pédagogique et l'évaluation des stages.

L'employeur

• respecte les ententes conclues avec le stagiaire, y compris verbales, relativement à la durée du stage, à la rémunération et aux fonctions;
• offre un milieu de travail sécuritaire et bienveillant;
• doit former rapidement les stagiaires pour prévenir les risques relatifs au milieu de stage;
• respecte les lois et règlements applicables en matière d'équité, de santé et de sécurité au travail (CNESST au Québec), soit les équipements de protection individuelle, les heures supplémentaires, les indemnités de vacances, etc., ainsi que la politique relative au harcèlement psychologique ou sexuel telle que définie par l'Université Laval.

Le superviseur

• s'assure que les tâches proposées au stagiaire sont claires, conviennent aux objectifs d'apprentissage et représentent un défi approprié en fonction de ses compétences. Au besoin, consultez des exemples de tâches selon le programme d'études du stagiaire;
• informe le stagiaire des règlements concernant l'éthique de travail et la confidentialité de l'organisation;
• met en place des conditions favorables à l'apprentissage :
  • offre une disponibilité suffisante ou mandate un tiers à qui l'étudiant peut s'adresser en cas de besoin;
  • guide l'étudiant dans la mise en pratique de ses connaissances et le développement de nouvelles compétences
  • encadre et valide le travail du stagiaire;
  • donne de la rétroaction tout au long du stage;
  • remplit les évaluations demandées par l'Université Laval;
• n'incite pas le stagiaire à abandonner ses études en lui offrant un emploi à temps plein avant l'obtention de son diplôme;
• communique rapidement avec le Service du développement professionnel pour l'informer de :
  • tout changement apporté à l'entente de stage (modification des tâches, changement de superviseur, dates de début ou de fin de stage, absences de l'étudiant);
  • tout problème en lien avec le stagiaire.

Le stagiaire

• Consultez les obligations du stagiaire.

Avant le stage

Une entente de stage a été conclue entre votre organisation et votre stagiaire. N'hésitez pas à vous y référer tout au long du stage. L'évaluation se fera d'ailleurs sur cette base. Merci d'informer le Service du développement professionnel si un changement survient.

Si vous accueillez un étudiant en situation de handicap, vous pouvez consulter un guide offrant des balises pour vous aider à définir les mesures d'accommodement possibles au sein de votre organisation.

Préparation de l'arrivée du stagiaire

• Informez l'équipe de l'arrivée de votre stagiaire en expliquant brièvement son mandat.
• Préparez son poste de travail (bureau, matériel, accès informatiques, adresse courriel, poste téléphonique) OU le matériel à lui livrer pour le télétravail.
• Ajoutez les coordonnées du stagiaire aux différentes listes (groupes de courriels, listes téléphoniques).
• Rassemblez les documents qui lui seront utiles.
• Prévoyez des plages horaires pour des rencontres hebdomadaires avec le stagiaire, des séances d'observation ou des formations.

Pendant le stage

Accueil et encadrement

• Réservez une bonne partie de la première journée du stagiaire pour l'accompagner dans son intégration.
  • Discutez avec lui du stage, de vos attentes respectives par rapport à la supervision et des échéanciers.
  • Demandez au stagiaire de vous parler de ses objectifs d'apprentissage. Tentez de trouver une manière d'arrimer vos objectifs avec les siens.
  • Demandez à l'étudiant de vous fournir les informations concernant l'évaluation de son stage.
  • Expliquez les règles formelles et informelles de l'organisation (santé et sécurité, stationnement, horaire, cellulaire, heures de repas et des pauses, temps supplémentaire, code vestimentaire, etc.).
  • Faites-lui visiter les lieux et présentez-le aux membres de l'équipe.
• Invitez votre stagiaire à participer à des activités informelles pour faciliter son intégration (dîners, 5 à 7, sports d'équipe, jeux en ligne, etc.).
• Proposez-lui des périodes de formation ou d'observation avec différents membres de l'équipe (formations en personne ou vidéoconférences, tutoriels, etc.).
• Offrez-lui une rétroaction régulière en planifiant des rencontres, dont une lors du suivi d'intégration et l'autre pour un bilan de fin de stage. Profitez-en pour demander à votre stagiaire ses commentaires et faire évoluer votre organisation.
• Soulignez la fin du stage, que ce soit par une mention spéciale ou une activité plus formelle (exemple : dîner de départ).

Suivi d'intégration

Le Service du développement professionnel offre son soutien pour toute la durée du stage. Ainsi, il doit être mis au courant de toute difficulté rencontrée au cours de cette période afin d'intervenir de façon appropriée et de proposer des solutions satisfaisantes pour les deux parties. Pour s'assurer du bon déroulement du stage, un suivi est effectué auprès de votre stagiaire et vous entre le tiers et la moitié du stage. Ce suivi a principalement pour but de s'assurer que l'intégration du stagiaire se déroule comme prévu, tant du point de vue personnel que professionnel. Cette évaluation est formative et aucune note n'est attribuée à ce moment.

Le type de suivi varie d'une faculté ou d'un programme à l'autre ou si le stage se déroule en région éloignée. Le suivi peut être fait :

• par courriel (court formulaire à remplir en ligne)
• par téléphone*
• par vidéoconférence*
• en personne dans l'entreprise*

*Le Service du développement professionnel vous enverra un courriel pour prévoir un moment.

Évaluation du stage

Vers la fin du stage, il est de la responsabilité du stagiaire d'informer et de remettre à son superviseur les modalités de son évaluation finale. Le superviseur devra évaluer son stagiaire. Un formulaire lui sera transmis à cet effet par l'étudiant avant la fin du stage.

Nous vous conseillons de prévoir une rencontre de bilan avec le stagiaire pour discuter de cette évaluation. C'est l'occasion de faire un retour sur l'ensemble du stage, de prendre le temps de reconnaître les bons coups du stagiaire et de nommer les points à améliorer.

Après le stage

Autoévaluation

Que ce soit votre première expérience comme superviseur ou non, il est pertinent de prendre le temps de vous évaluer une fois le stage terminé. Noter ce qui a bien fonctionné ou ce qui devrait être fait différemment lors d'une prochaine supervision de stage vous permettra d'améliorer vos compétences de superviseur.

Communication et gestion des problèmes

La communication : la clé de l'intégration

L'arrivée en stage et l'intégration à une nouvelle équipe constituent des moments stressants pour plusieurs étudiants. Le télétravail peut accentuer ce sentiment, en plus de réduire les occasions d'échanges. Pour favoriser l'intégration et la communication, déterminez rapidement et clairement avec votre stagiaire les outils technologiques à privilégier (Teams, Slack, textos, etc.) et les pratiques associées à celles-ci (politique de déconnexion ou autre). N'hésitez pas à prendre régulièrement de se nouvelles et à l'inclure dans les rencontres de discussion.

La rétroaction constructive en trois étapes

     1.  Abordez les points positifs du travail réalisé.

     2.  Suggérez des éléments qui pourraient être améliorés.

     3.  Terminez par une appréciation générale positive.

En cas de problème

La qualité du travail ou les comportements de votre stagiaire ne correspondent pas à vos attentes?

• Prévoyez un moment et un endroit approprié pour en discuter avec l'étudiant.
• Validez vos perceptions auprès de l'étudiant.
• Précisez quelles sont vos attentes et aidez-le à identifier des moyens pour les atteindre.
• Vérifiez sa compréhension en lui demandant de reformuler les objectifs et les moyens concrets pour y arriver.
• Fixez une rencontre subséquente pour évaluer les améliorations.

Vous pouvez communiquer en tout temps avec le conseiller en emploi responsable du dossier. N'attendez pas le suivi d'intégration pour l'informer d'un problème ou pour demander de l'aide.